「了解しました。」「承知しました。」「了承しました。」「かしこまりました。」と言う表現は、「分かりました」という意味合いで使われている言葉です。また、ビジネスシーンでは立場や伝える人、受ける人によって使う言葉を変えていかなければなりません。メールでのやり取りが増えてきていますが、どのくらいの人が「分かりました」という返信を正しく使い分けできているのでしょうか。多く目にするものは、「了解致しました。」と【致しました】だけを言い換えて使っているメールです。しかし、ビジネスでは後方部分よりも前方部分の方が重要なことをまずは理解しておかなければなりません。
Hohoron.comでは、ビジネスシーンでの「了解しました」「承知しました」「了承しました」「かしこまりました」のそれぞれの言葉の基本的な意味と正しい使い分けを説明していきます。
基本的な意味と使い方
まずは、「了解しました」「承知しました」「了承しました」「かしこまりました」の基本的な意味と使い方を説明していきます。言葉を使う上で、その言葉の基本的な意味を知っておくことはとても大切なことです。正しく理解して、特にビジネスシーンではきちんとした表現の仕方をできるようにしておきましょう。
- 了解しました
了解とは、どんな意味なのか。その事情を思いやって納得すること。理解すること。のみこむこと。使い方としては「事情を了解する」「了解できない」というように使います。又、無線などの通信で内容を受け取ったときにも使用します。タクシーなどの会話では「○○駅に向かってください」「了解」といったように使っています。
- 承知いたしました
承知とは、事情などを知ること。また、知っていること。わかっていること。「無理を承知でお願いします」「それは百も承知だ」などです。そして、依頼・要求を着きれること。承諾。「申し出件、承知しました」また、相手の事情を理解して許すこと。「今度は、承知しないぞ」などがあります。
- 了承しました
何かを「承諾」したときに使います。「それでいいですよ」という意味合いです。目上の人が目下に使うことが正しい言葉です。
- かしこまりました
承知しましたと同様、目上の人に使えます。
正しい使い分け
さて、それぞれの意味と基本的な使い方が分かったら、今度は「了解しました」「承知しました」「了承しました」「かしこまりました」の正しい使い分けについて紹介します。ビジネスシーンでは、立場や伝える人、受ける人によって、言葉を変えていかなければなりませんので気を付けないといけません。
- 了解しました
了解しましたは同僚又は、目下に対して使う言葉です。「了解しました」は「了解」に「しました」を付けることで丁寧語になりますが、「致します」を付けても尊敬語にはなりませんので、お客様や目上の人に対して使うには、失礼に当たります。メールなどで見られる「了解致しました」イコール尊敬語にはならないということを覚えておかなければなりません。
- 承知しました
承知しましたは、言葉自体が尊敬語となりますので、お客様や目上の人に対して使うにはとても適切な言葉です。ビジネスシーンの多くは「承知しました」と使う頻度が多くなります。
- 了承しました
了承しましたは、何かを承諾したときに使います。目上の人から目下の人へ使う言葉となりますので、上司や先輩が「了承しました」と使っていたとしても目下であるならば使っては失礼ということになります。
- かしこまりました
かしこまりましたは、承知しましたと同様に目上の方やお客様に使うことに適した言葉です。何かを頼まれたのであれば「承知しました」「承りました」「かしこまりました」と返答することが望ましいです。
使い分けのコツ
「了解しました」は、社内の上司以外とのメールのやり取りや情報の交換のときなどに使うものと限定的にしておくと良いとい思います。社内で使えると覚えてしまうと、上司にも「了解しました」と返答してしまうかもしれないからです。
アドバイス
同じ意味合いの言葉だからという理由で使っている言葉が実は、相手によっては失礼だと知らなければ恥ずかしいことはありませんが、知ったときの恥ずかしさは言葉に出してしまってからでは消せません。ついてしまったマイナスのイメージを払拭するのは大変なことです。マイナスのイメージを払拭するよりも正しい使い方を学ぶことを恐れず、正しい使い方を覚えていたほうがプラスになる部分は多いものです。同僚や先輩のなかには、「それは言いすぎだろう」「もっとラフに」「私は使わないからこうしなさい」と言ってくる方々もいると思われますが、先輩方のご指導には耳を傾け、少々気苦労はしますが注意された先輩方にはそのように使うようにすれば良いと思います。
「昔は良かった」ことも、今では「非常識」とされていることもあるため注意しなければなりません。時代とともに使い方、捉え方が変わっている言葉も多くあります。使う側も少しずつ学び変化していかなければいけない社会となっています。
分かっているけど使わないという人がいますが、使わないのであれば周りからすれば使えないと同じです。自分が分かっていればいい！と評価を望まないのであれば良いと思いますが、多少なり評価を気に留めるのであれば是非使える知識は使って評価に繋げてください。知っていて使えるのであれば、是非使っていってほしいです。現在のビジネスシーンでは、丁寧すぎるのではないかと思うくらいの正しい敬語を知り、活用できる心がけをしておくことが大切となってきています。活用できる場は、目の前にあるものです。
言葉のバリエーションが豊かであれば「おっ」と一目置かれることはあっても、少ない上に使い方を間違っていては「ゆとりなのか？」と年配の方々は感じてしまうところもありますので、少ないなら少ないなりに「より丁寧な」言葉を選び使うようにしてはいかがでしょうか？返事一つで、言葉一つで周りの見る目も、自分の意識も大きく変わってきますよ。
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