戸籍抄本と戸籍謄本の違い

私は、２０代後に差し掛かった際、それまでは住民票で手続きを行うことが多く、戸籍謄本を見たことがありませんでしたので、市役所へ行き発行してもらいました。窓口で申込用紙に「使用用途」を記載し、指定の料金を支払い発行してもらいます。5分程度で受け取ることができました。

もちろん原本は役所に厳重に保管されておりますので、発行はコピーです。コピーとはいいえ公的書類になるわけですから、取り扱いは注意しなければなりません。処分する際は、シュレッダーにかけるなどして処分するようにご指導もいただきました。

実際私は、銀行口座の代理開設で用いましたが、それ以外で使ったことはありません。また、公的書類ですので「有効期限」が存在します。発行から一定期間を過ぎれば公的書類として使用できなくなりますが、個人情報が記載されている事実は変わりませんので注意が必要です。

戸籍謄本と戸籍抄本の違いをご存知でしょうか？戸籍謄本、戸籍抄本は日本国民であればすべての方にあるものです。マイナンバーと同じで一人一つ持っています。

ただ、マイナンバーと違い個人以外の情報も含まれています。マイナンバーですべてを管理できるならこういった情報も共有できると考えられますが、まったく別の用途で使用する為管理は一括化されません。戸籍謄本は、謄本で、抄本は抄本なのです。2016年１月からは、マイナンバー制度が開始されておりますので、謄本や抄本が少しだけ身近になりました。

さて戸籍謄本ですが、一家のあらましが記載してあるものです。

両親の氏名生まれた場所、生年月日現在住所、戸籍が同一な家族状況など個人情報が満載に盛り込まれています。この戸籍謄本を取れば家族全員の公的書類を発行したことになり、家族全員の証明となるのです。

一方、戸籍抄本は、戸籍抄本を取り寄せる「本人」の情報だけが記載されているものを戸籍抄本と呼びます。本人の証明だけを取り寄せたいのであれば、「戸籍抄本」で充分です。戸籍謄本、戸籍抄本共に有効期限は、発行より３か月となります。

戸籍については、結婚や別世帯になることで「籍」がバラバラになり、新たな「家族」作られますので同一世帯以外の方が本抄本だけでなく、戸籍謄も取れなくなります。

企業の「戸籍謄本」を「会社経歴書」というそうで、会社にとっても家族構成となります。

「会社経歴書」には、個人情報だけでなく「企業の役員」もかくにんすることができますが、こちらも会社の代表印や委任状がなければ発行してもらうことはできません。最寄りの市役所ではんなく、最寄りの法務局にて発行してももらうことが出来ます。

企業の発行する「会社経歴書」や印鑑証明についても有効期限があります。企業であれば携帯電話の契約にも使用しますので、総務、事務系であれば一般生活よりも使い、目にし機会は増えてきます。

ただ、会社に「会社経歴書」については、身近な市役所や支所で行えないことが不便です。法務局に行き証明を受けたうえでの発行となります。やはり取り厚いは厳重で、マイナンバーと違い原本を自身で保管していないことで紛失や焼失といったリスクは減ります。

戸籍謄本、戸籍抄本には、自身の事を証明する書類にはなりますが、写真がついていない為、運転免許やパスポートといった写真付きの証明と共に提出をお願いされることもあります。これは、他人がたまたま手にしてしまった謄本や抄本を悪用できなくするためです。ならなぜ必要か？と思われるかもしれません。

ご自身の正確な名前、出生地、両親、現在の住所を知るためです。世の中には、旧字体で難しく書く機会がなかったと正式な氏名を記入したことがない人もいます。渡邉や齊藤などがそうではないでしょうか？

また、画数の関係上本来あるべき「1点」を省いたりＪＲの鉄道の鉄のように「失」が「矢」になっていたりと常用漢字では使うこと少ないものを使用していることがあり確認のためにも必要です。

履歴書や免許の申請には、正式な字体で氏名を記入しなければならず、住所も省いて書くことはＮＧです。そういった確認はマイナンバーには記載されておりませんので、家族全体を知る「謄本」と御自身の部分だけを抜粋した「抄本」が必要なのです。

謄本、抄本どちらかの提出といわれた場合、ご自身の情報が抜粋された「抄本」の提出をお勧めします。

他の家族の情報を提出する必要がないのであれば、必要のない情報は省いて提出することが望ましいと思いうからです。

複雑な家族環境や二十歳を過ぎて年金の手続きだけでなく、住所変更、氏名訂正、戸籍の移動など複雑な手続きを正確に全て行わなかった場合、就職した際確認のために「戸籍謄本」の掲示を依頼されることがあります。

再婚で養子縁組した際、配偶者のどちらかが正確な行政手続きを行わず、戸籍だけを移動し、年金や行政機関への氏名訂正、住所変更を怠っていた場合家族関係を証明するためにも提出をお願いされることがあります。

その場合、会社で行える行政的手続きは代行して行ってもらえる場合がありますので、提出の際に手続きをお願いしてみるのもよいと思います。

プロはプロに信用しお任せすることで手続きは簡単になります。

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