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新入社員のあなたへ!議事録の書き方のコツ

 
投稿者 Rina H.. 更新された: 20 1月 2017
新入社員のあなたへ!議事録の書き方のコツ

社会人になって、会議や打ち合わせだけでなく日々のミーティングの議事録を作成することになります。報告書と議事録の違いは、誰かに報告するために作る書類か、議事の経過を記録するかです。

旧商法にも、「議事録には、議事の経過の要領及びその結果を記載又は記録することを要す」と規定されていました。つまり議事録は、会議や打ち合わせの流れ、発言、話の過程を細かく記載して残しておかければならないという事です。報告書は、簡潔にわかりやすく、議事録は、細かく正確に記載しなければなりません。

曖昧なことを議事録に残してしまい後々議事録の内容を疑われてしまえば、信用問題です。一度損なった信頼を回復することは容易ではありません。正確に流れを把握し記録にとどめることこそが議事録の目的です。

Hohoron.comでは議事録の書き方のコツを紹介します。また、報告書の書き方のコツも気になる方はこちらを参考にしてください。

従う手順:
1

議事録の必要性について

会議やミーティングの内容は、出席者全員が同じように理解しているとは限りません。主観が絡み正確に情報を処理できていない場合や聞き漏れ、聞き違いなど様々なトラブルが起こりえます。議事録は、そういったトラブルを回避するためにも必要なのです。報告書と違い、責任者に内容、議事録の記載の仕方などを確認することが必要です。主観ではなく、全体の「書記」として正確に記録にとどめる必要があるからです。

ビジネスで多いトラブルとしては、時間や日にちの聞き違い、個数の聞き違い、打ち合わせ内容の食い違いなどが多くあげられます。伝えたつもりになっていても、伝わっていなかったというトラブルを回避するためにも議事録は重要な役割を果たしてくれます。

2

議事録の内容

議事録には、ある程度決まった項目を記載しなければなりません。

1.開催日時

2.開催場所

3.出席者

4.発言者 5.内容 6.進行内容 7.次回の日時

上記は、最低限記載しなければならない項目です。社内、社外関係なく記載しなくてはいけない項目となります。忘れることのない内容にしましょう。

また、出席予定者をあらかじめ確認しておくことで、欠席者の把握ができ議事録に欠席者の氏名を記載することができます。欠席者の情報を記載することにより、次回の議事に役立ちます。

3

内容は5W1Hで

議事の内容は、5W1Hで記載、記録することが望ましとされています。

  • 誰が
  • 何を
  • いつまでに(いつ)
  • なぜ
  • どのようにするか

を詳細に記録しなければなりません。

但し、客先との議事録のやり取りは注意が必要です。立場が違えば表現やとらえ方が異なるからです。そういった場合は、議事録とは別に進行役を決め進めていくことで、多少なり解消されます。

5W1Hは、議事録だけでなく普段の電話対応や伝言、メモでやり取りをする際にも使います。

4

対応者を明確に

議事録では、対応者(担当責任者)を明確に記載しておく必要があります。会議では、誰がどのような役割を行うか意見のこうかんがあります。

例えば、催し場所の選定、確保をA氏、B氏に一任したとします。会議の場で、A氏、B氏の意見交換でA氏が「候補を7日以内に選定、」B氏が「候補の中から催事場所を確保、伝達」を取り仕切ることになった場合、議事録にはA氏、B氏双方の役割を正確に記載します。会議の場では、あれこれと意見が移り変わります。AからBへまたAへと話が行きかうこともあります。

その際は、確認の意味も込めて、復唱し全体に確認を取りながら議事録のメモの勤めてください。

5

定例か進行中議事禄かで記載内容を変化させる

議事録を取る場面は、進行中のプロジェクトだけではありません。定期的に行われる社内の定例会でも同様に議事録を作成することがあります。

これは、定例会であらかじめ進行内容が決まっていることが多いのですが、その時も流れと内容を正確に記録しておかなければなりません。その場合、作成日付・定例会の日付のほかに「第○回定例会」と何回目の定例会なのかの記録も忘れずにしましょう。

これは、定例会の議事係が移り変わっても振り返ることができるようにデータ管理がしやすいようにするためでもあり、労働基準法に基づく議事録の場合もありますので明確に記載しておく必要があります。

また、進行中のプロジェクトでも同様です。第○回目の会議なのかを周知徹底させる目的とどれだけ進行しているか全体の進捗を確認するためにも必要な記載です。日付でいいじゃないか!とおもかもしれません。それは、一日に1度程度の打ち合わせや議事録をつける必要がないからです。同日にいくつもの打ち合わせをこなす場合日付のみの管理では不十分で探す時間がかかってしまいます。

探しやすく整理整頓し探す時間を短縮することも大切な業務の一つです。作成者本人だけでなく、議事録は全体で見ることもあります。誰にでもわかりやすく管理しておくと引継ぎの際、引き継ぐ側も引き継がれる側も楽なのです。

記録を取る仕事は、回っていくものです。今は、議事録を作成していても数年後には、進行する側に代わっていることもあります。その時、スムーズに引継ぎを終えられるよう議事録の内容は詳細を明確に記載し、データはわかりやすく管理しておくことが大切なポイントとなります。

6

議事録には捺印を

報告書は、作成者自身の捺印により上司に提出します。議事録は、作成者欄に作成者本人の捺印をし、その他に出席者の中の責任者や承認をする立場の方から捺印をもらうことになります。

A4の用紙の右上に捺印が必要な人数分枠を設けておくようにフォーマットを作成しておくと便利です。右上だけでなく右下に作る場合もありますが、上司に捺印をいただくことが多い記録文章になりますので、右上が一般的だといわれています。最低3つ以上の欄を用意しておくようにしてください。また、捺印ですが右端が作成者、承認者のように役職階級が上なほど左側に捺印していただくように作成してください。

欄を作るスペースがない場合、作成者な欄の右下に左方向にもじが傾くように捺印するとよいとされています。上司に対する一例という意味もあるようです。上司の中には癖が抜けず、斜めに捺印し続ける方もおりますが、右端(下座)に捺印する方のみの礼儀とされていますので注意が必要です。捺印も下座、上座があることを覚えておかなければなりません。

契約書にも「甲・乙・丙」の順に記名捺印する場所が異なるように、議事録も捺印する場所は異なるのです。

7

最後に

たかが議事録と思えることもあるでしょう。誰が見るのだと感じることもあるでしょう。議事録以外の仕事をこなしてみたいと感じる日が来るかもしれません。議事録をつける大役を任されたのであれば、その場雰囲気だけでなく諸先輩方のやり取りや言葉遣い、交渉を優位にする術を実践で学べるチャンスだと考えて記録をとるようにするだけでも仕事に対するモチベーションが違ってくるものです。

後輩に引き継いでいく仕事こそ、管理が難しく次のステップアップにもなりますのでやりがいを見出してください。

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