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新入社員のあなたへ!研修レポート・研修報告書の例文と書き方

新入社員のあなたへ!研修レポート・研修報告書の例文と書き方

社会人になると様々な場面でレポート・報告書を作成し提出することになります。新入社員にとって初めてのレポート・報告書は、新人研修後に提出するものではないでしょうか。会社によって様式は様々ですが、フリースタイルにて個々の個性や基本的なビジネスマナーを評価することもあります。

基本的なビジネスマナーに報告書!と驚くかもしれません。これから様々な場面で用いる報告書だからこそ、基礎知識として新人教育に盛り込まれています。実際どのように報告書を作成すればよいのか例文を用いて、今回Hohoron.comでは、研修レポート・研修報告書の例文と書き方の説明をします。

従う手順:
1

レポート・報告書に盛り込むべき基礎情報

ビジネスシーンでのレポート・報告書には盛り込むべき基本情報があります。一般的項目ともいわれていますが、項目は下記のとおりです。

  • 提出日
  • 日時
  • 場所
  • 出席者
  • レポート・報告書作成者
  • 何に対するレポート・報告書か
  • 詳しい内容
  • その場の雰囲気
  • 感想

最低限記入し、作成のために集めておくべき情報です。

どのような内容に対して、どのような人が参加し、どのように進められていたかをレポート・報告書を作成することを前提にメモを取り把握しておかなければなりません。

ビジネスシーンでは、名刺の交換を行うことが多々あります。その場合は、名刺は、席順に並べておきます。席の並び左側、または右側から議事録に記録しておくと、氏名と名刺の付け合わせが簡単です。後日、清書の際役職順に並び替えればよいのです。

新人研修でも同様に、席順に氏名を記入、メモしておくことで人数と氏名が合わず焦ることが減ります。出席者の把握は、報告書を作成する上で重要になってきます。忘れずに記入するようにしましょう。

2

レポート・報告書はA4-1枚にまとめる

ビジネスでのレポート・報告書は、文章のボリュームが多ければいいというものではありません。A4に1枚にまとめることが基本中の基本となります。

もし、A4-1枚でまとめきれないときは、別紙を作成し補足するなど形を変える必要がります。レポート・報告書の目的は、簡潔にできるだけ正確な内容を把握することにあります。研修や会議の重点を捉え正確に記入しておくことが必要です。

3

レイアウトは、わかりやすさ重視

A4-1枚に作成するだけでなく、わかりやすく、伝わりやすいレポート・報告書を作成しなければなりません。

文字間や句読点にも気を使います。協調したい部分や重要な部分は、文字間や「」を使うことで目に留めやすくする必要があります。太字は、報告書では用いることを避けることをお勧めします。

例えば、提出日付です。左詰めで入力、記入するのではなく、必ず右詰めで記入することで提出日を明確にわかりやすくします。

4

語尾は統一するべし

レポート・報告書あるあるは、メールやチャット同様の口調で作成してしまうという事です。

「○○だったような気がした」

「○○だった?」

「AかBだった・・ような気がする」

曖昧な語尾でまとめる言葉はマナー違反となります。ビジネスにおけるレポー・報告書は、語尾を「です・ます」または、「である」というようにまとめなければなりません。学生時代の感想文や作文でも注意されたことがある点だと思われます。普段言葉では、通じる言い回しでもビジネスになるとNGです。

言葉についてもON/OFFをつけられるようにしましょう。

5

ボリュームがある内容は、箇条書きにする

報告するべき内容が多い場合は、内容を箇条書きにし報告することで簡潔にまとめることができます。補填しなければならない内容は、別紙にまとめ提出するようにしましょう。

ただし、近しい内容だからと言って主語を省きまとめてしまうことは、NGです。内容が異なる場合は、主語を変え箇条書にしておきましょう。例えば、いろいろな研修がある中、箇条書きで「研修」と記入してしまっては、報告書として意味がなくなります。どのような講習であったかを箇条書にする必要があります。

6

引用丸写し、NG

新人研修でよくできている!と感じるレポートには共通点があります。非常に優秀ではなく、非常にそつがないといった印象を受ける共通点です。

レポート・報告書には、個人の所感・感想も含まれますが、すべてインターネットからの引用であることが多く、「研修の意味」が全く伝わっていないことが悲しくなります。個性や自分自身でやることの大切さを学んでもらうはずが、インターネットで調べた情報で終えてしまうという気持ちが研修する側としては、情けなく感じてしまいます。上手に取り繕ったつもりでも、内容を理解していないことは一目瞭然です。社会経験を甘く見てはいけません。

多くの場合、気が付かなかったふりをしてくれるでしょう。「ふり」であり、あなた自身の評価は低いものとなっています。参考程度に止め、丸写しはやめましょう

7

読む人にわかりやすく

ビジネスシーンにおいて、レポート・報告書だけでなく、伝言や伝達といった連絡事項までわかりやすく相手に伝わっていることが重要になります。わかりやすくした「つもり」や、伝えた「つもり」が後々大き問題となって自身に戻ってきます。「つもり」ではなく、伝わったかどうかが大切なのです。つもりになることは、簡単です。わかりやすく伝えたつもりからわかりやすい説明で伝わったに変化させていきましょう。簡潔に難しい言葉でなく、伝わりやすい表現に変更するなど、工夫をしましょう。

新人研修で、覚えたての言葉を「オオム」のように連呼して使っているものをよく目にします。報告書を確認する側としては、「初めて知った言葉」なのかと初々しく感じることはありますが、大切な内容が伝わってこないのです。覚えたての言葉を使いたい気持ちを抑えて、伝わる報告書を作成しましょう。

8

文章は3行まで

レポートや報告書では、1つの報告につき3行までの報告とすることが望ましいといわれています。なぜなら、長々と書いたところで要点がまとまっておらず「伝わらない」ことがあるからです。

文章としては3行を目安に作成し、箇条書を利用してわかりやすいレイアウトと文章を作成するよう心がけてください、ポイントだと感じたことを中心に作成していくとよいと思います。

レポート・報告書には、人柄が出るといわれています。同じ内容の研修を行っても、感じ方は個々に違っているのです。研修を見守る側としては、その個々の感じ方に新人時代の気持ちを思い出し、新たな発見があるものです。

新人研修は、新人だけでなくキャリアを積んでいる先輩方にとっても学びの場なのです。

9

段落は、1ページに2つ以上4つ以下

新人研修のレポート・報告書については、A4-1ページにまとめると先に説明しましたが、段落にも読みやすくするための注意点があります。段落は、2つ以上作ることでメリハリを持たせることができ、伝わりやすい報告書にすることができます。

ただし、わかりやすくするために段落を多く作ることがより内容を複雑化してしまいます。そのため、1ページ 2つ以上4つ以下の段落わけが望ましいとされています。読みやすい報告書を見返してみると、2つ以上4つ以下の法則に当てはまるです。慣れるまでは難しいかもしれませんが、意識していくことで身についていくことです。意識して作成してみましょう。

10

報告書例

平成27年11月16日

総務部長 佐々江 殿

総務部総務係 鈴木 一郎

平成27年10月1日の新人研修について、次の通りご報告いたします。

日時:平成27年10月1日 午前9時より午後3時まで

場所:本社 第一会議室

出席者:

講師:佐々江総務部長  佐藤営業課長 

外部講師:渡辺五郎新人研修対象者:鈴木一郎  山本栄 工藤恵美子 笹島早苗 肆矢正

以上9名

研修内容・業務内容について(佐藤営業課長)・就業規則・規定について(佐々江総務部長)・5Sについて(佐々江総務部長)・ビジネス用語について(佐藤営業課長)・名刺の交換について(渡辺講師)・ビジネス電話について(渡辺講師)・言葉遣いについて(渡辺講師)

携わる業務の重責を知ることができ、社会人して一歩を踏み出したのだと感じることができています。渡辺講師から、基本的なマナー、特に言葉遣いについて厳しい指導を受け、日々の心がけで身についていくものだと教えていただき、実践しています。

整理・整頓・清潔・清掃・躾(挨拶、服装など)についての5Sのご指導では、服装の乱れが心の乱れとなり会社全体の風紀を乱すこと、整理整頓を行うことで時間のロスを減らすことができることを知ることができました。

また、ビジネス電話対応練習の際のコミュニケーションで同期とも打ち解けることができコミュニケーションの大切さを再確認しました。

以上

11

最後に

新人研修は、緊張の連続なのではないでしょうか。どんなに立派な諸先輩方も新人時代はあり、何を感じ、どのように学び、努力したかが諸先輩方の結果として表れているのです。

社会人になることが、ゴールではありません。これからは、どのような目標を持ちどのように日々を過ごしていくかが10年後の未来を変えていくのです。新人時代に培った友情や知識、マナーは今後の社会生活において大きな財産となりますよ。同期同士、切磋琢磨し励ましあいながら長い社会人生活を送ってください。できる人ほど、ONとOFFを使い分けています。ご自身で切り替えのスイッチをみつけてよりよい社会人生活を送ってください。

Hohoron.comでは、ビジネス上でのコミュニケーションの基本から会社をサボるとき言い訳のまとめまで幅広いやり方や情報を紹介しています。是非、ご愛読下さいね!

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