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面接日程変更の依頼メールの書き方と例

投稿者 Kollama Yujiro. 更新された: 20 1月 2017
面接日程変更の依頼メールの書き方と例

就職活動の選考過程では、企業の人事担当者と連絡をとる機会が多くあります。今後の選考を通して社会人の仲間入りをするわけですから、失礼のないようにビジネスマナーを守って対応したいですよね。就職活動は学業と並行して行いますので、企業の面接選考と大学でのイベントが重なってしまい、どうしてもその日面接にいけないということはよくあります。しかし、行けないからといってあきらめる必要はありません。人事担当者にコンタクトをとって、日程を変更できないか相談してみましょう。今回は、面接日程変更の依頼メールの書き方と例をお伝えします。また、選考過程によって気を付けるべきことや書き方のポイントが異なりますので、コツを抑えて状況に応じたメールを送るようにしましょう。

内定のお礼メールの書き方と例内定辞退のメールの書き方と例はこちらをご参照ください。

従う手順:
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日程変更は印象が悪いとは限らない

選考過程での日程変更はよくあることです。就職活動生から企業にお願いすることもありますし、逆に企業から日程を変更できないか連絡が来る場合もあります。そのため、どうしても優先順位が高い予定が入ってしまった際は、一度企業に相談してみるのがよいでしょう。日程変更してでも選考に進みたいということですので、企業側として志望熱意が伝わり、かえって好印象になる場合もあります。また、日頃から律義な人間であるということをアピールするためにも、面接後はお礼メールを送るとより効果的です。面接のお礼メールの書き方と例はこちらをご参照ください。また、もし面接の日程変更ではなく、面接選考自体を辞退したいのであれば、送る内容が異なります。面接選考辞退時のメールの書き方と例はこちらをご参照ください。

面接日程変更の依頼メールの書き方と例 - ステップ1
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面接日程変更の依頼メールの書き方のポイント

(件名)面接日程変更のお願い【○○大学 山田花子】

(本文)

株式会社○○

人事部 人事担当 ○○○○様

 

○○月○○日○○時より1次面接のお時間を頂戴しております、○○大学○○学部○○学科の山田花子と申します。

本日は、面接の日程を変更していただきたく、ご連絡いたしました。

実は予約させて頂いておりました○○月○○日に、大学のゼミでの発表が重なり、

貴社にお伺いすることが出来なくなりました。

勝手なお願いで申し訳ございませんが、可能でしたら○○月○○日以降にあらためて面接をお願いできないでしょうか。

お手数をおかけして申し訳ございません。何卒よろしくお願いいたします。

 

○○大学○○学部○○学科

山田花子

Mail:○○○○@○○○○.jp phone:○○○-○○○-○○○○ mobile phone:○○○-○○○○-○○○○

3

①メールの件名

メールの件名は必ず入れます。ビジネスにおいては常識です。ただでさえ、人事担当者は数多くの学生とやり取りします。用件は何か、誰からのメールかが分かるように分かりやすい件名をつけるように心がけましょう。

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②宛先

会社名や役職などは、頂いた名刺や資料を確認し、間違えないようにしましょう。間違えがあると大変失礼です。気をつけましょう。

5

③名乗り

ビジネスマナーの基本です。学部や学科名が長くわずらわしい場合は、大学名と氏名だけでも大丈夫です。より分かりやすいように、ただ名乗るだけではなく、「○○月○○日○○時より1次面接のお時間を頂戴しております」と付け加えるのが良いでしょう。

6

④日程変更のお願い

まず初めに、日程変更を希望している旨を伝えましょう。理由をかけるのであれば簡潔に記載します。言いづらい理由であれば「諸般の事情により」で大丈夫です。さらに後日、面接を希望するのであれば、自分の都合を記載します。詳しくかけるのであれば、より詳しい方がいいですが、日程にはなるべく幅を持たせて、相手の都合も考慮できるようにしましょう。「この日のこの時間しか空いていません」というのではあまりにも失礼です。また、自分が記載した日程で相手が面接日を考慮してくれるわけですから、提示する日程は自分の予定を空けておくようにしましょう。

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⑤締めの言葉

調整・返信を必要とするものですので「よろしくお願いいたします」という言葉で締めくくりましょう。「お手数をおかけいたします」というのは定型文となりますので覚えておきましょう。

8

⑥署名

通常自分が使っている署名で構いませんが、例を参考にビジネス用の署名を使ってください。顔文字などが入っているプライベート用の署名は使わないようにご注意ください。

9

いかがでしょうか。選考過程のみならず、ビジネスシーンではアポイントの日程変更はよくあることなので、日程変更の際のメールの書き方は覚えておくと大変便利でしょう。重要なのは、予定が重なったと分かったらなるべく早く人事担当者に連絡することです。面接予定の1時間前に連絡をしても、メールを見ていない可能性もありますし、大変失礼です。事故などで急に行けなくなった場合はメールではなく電話で連絡をするのがよいでしょう。いずれにせよ、せっかくお互い時間をとって面接をするのですから、お互い気持よく選考に臨めるように、ビジネスマナーはしっかり守るようにしましょう。くれぐれも、連絡なしに面接時間に遅刻したり、音信不通になったりすることだけは社会人として避けましょう。

他にも面接の日程通知に対する返信メールの書き方などのヒントも是非参考にしてみてください。

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