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こう書く!面接の日程通知に対する返信メールの書き方

こう書く!面接の日程通知に対する返信メールの書き方
画像: corcodilos.com

就職活動を始めると様々な場面で、どうしたらいいのだろうと迷ったりすることありませんか?ここでは、就職活動での最初のステップとも言える「面接の日程通知に対する返信メール」について書き方をお教えします。例文やテンプレートも紹介しますので、是非参考にしてみて下さい。

工程:
1

そもそも返信すべきか?

日程を通知するだけのメールなので返信をしなくてもよいと考える人もいるかもしれませんが、「返信不要」と書いてある以外は返信するほうが無難と言えます。担当者からすれば、届いたかどうかの確認もできますし、返信があるのとないのとでは印象も多少変わるのではないでしょうか。

2

いつまでに?

返信メールはできるだけ早く返信しましょう。担当者としては、日程を調整する必要がある場合や、日程を確定する場合だけに限らず、仕事はできるだけ早く進めたいもの。2日も3日も経ってから返信があっても、今更という印象を受けます。日程を確認したら、すぐに返信を心がけ、遅くても1日以内に返信しましょう。

3

メールの件名

通知メールに対して返信メールを作成すると、件名には「Re:面接の日程について」と自動でつきます。このままでもよいですが、より丁寧にするには改めてタイトルをつけたほうがよいでしょう。

「面接日程について(○○大学 鈴木一郎)」

件名に名前が入っていると、担当者もメールフォルダの中ですぐに確認できます。

4

書き出し

宛名を一番最初に書きましょう。次に自分も名乗ることも忘れずに。そして、日程通知のメールを送ってもらったことに対するお礼を述べましょう。

○○株式会社総務部人事課

採用担当係 田中 様

○○大学 鈴木一郎と申します。

面接日程のご連絡ありがとうございます。

5

内容

いくつかのパターンに分けて具体的に返信例を挙げてみます。

日程通知を受けるだけの場合

ご連絡いただきました下記の日程でお伺いさせていただきます。

日時:平成27年6月10日(水)10時

場所:○○株式会社 本社ビル3F 会議室302

当日は、何卒よろしくお願いします。

日程を選択する場合

 

ご連絡いただきました日程の中から、下記の日程でお伺いさせていただきたく存じます。

日時:平成27年6月10日(水)10時

場所:○○株式会社 本社ビル3F 会議室302

お忙しい中、日程を調整していただきありがとうございます。

当日は、何卒よろしくお願いします。

日時と場所を再度入れておくことで、お互いに確認ができます。

日程の候補を送る場合

私の予定ですが、下記の日程であればお伺いすることが可能です。

① 平成27年6月10日(水)10時~12時

② 平成27年6月11日(木)13時~18時

③ 平成27年6月12日(金)9時~18時

大変お手数だと存じますが、上記日程で調整していただけますでしょうか。

お忙しい中、大変恐縮ですがよろしくお願いします。

最低3つぐらいの候補は送りましょう。

日程を変更してもらう場合

大変申し訳ありませんが、ご連絡いただいた日程はあいにく別件が入っており、お伺いすることができません。

面接の日程を調整していただけるようでしたら、下記の日程であればお伺いすることが可能です。

① 平成27年6月10日(水)10時~12時

② 平成27年6月11日(木)13時~18時

③ 平成27年6月12日(金)9時~18時

大変お手数だと存じますが、上記日程で調整していただけますでしょうか。

お忙しい中、大変恐縮ですがよろしくお願いします。

代替案としても最低3つぐらいは送りましょう。

6

署名

最後に署名を入れておきましょう。担当者としては、メールを確認をして、電話連絡をしなければいけないときは、メール本文に連絡先等が入っているとすぐに連絡できるので助かります。

7

まとめ

ポイントは、丁寧さを心がけるということです。人事担当者は何百何千とメールを見ています。メールに表れる性格や本気度も見抜かれているかもしれません。メールのやりとりなんかでマイナスポイントは作りたくないですよね。細かくて、面倒くさいことかもしれませんが、その積み重ねや丁寧さが実を結ぶことに繋がるのではないでしょうか。最後に上記をまとめた返信例を載せておきます。

【返信例】

件名:「面接日程について(○○大学 鈴木一郎)」

本文:

○○株式会社総務部人事課

採用担当係 田中 様

○○大学 鈴木一郎と申します。

面接日程のご連絡ありがとうございます。

ご連絡いただきました下記の日程でお伺いさせていただきます。

日時:平成27年6月10日(水)10時

場所:○○株式会社 本社ビル3F 会議室302

当日は、何卒よろしくお願いします。

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○○大学△△学部●●学科

鈴木 一郎

TEL:012-345-6789

MAIL:suzukiishiro@iijjkk.com

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