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内定辞退のメールの書き方と例

投稿者 Kollama Yujiro. 更新された: 20 1月 2017
内定辞退のメールの書き方と例

就職活動の選考過程では、企業の人事担当者と連絡をとる機会が多くあります。今後の選考を通して社会人の仲間入りをするわけですから、失礼のないようにビジネスマナーを守って対応したいですよね。特に内定を辞退したい時は、何となく企業に連絡するのも申し訳なくて気が引けます。ただし、企業側も内定辞退がある場合は他の学生を採用しなければいけないわけですから、辞退したいときにはきちんと連絡をするようにしましょう。ちなみに、面接の段階で辞退する場合は、記載する内容も異なりますので、面接選考辞退時のメールの書き方と例をご参照ください。そのほかにも、面接日程変更の依頼メールの書き方と例はこちらをご参照ください。

今回は、内定辞退のメールの書き方と例をお教えします。

従う手順:
1

内定を辞退したいと思ったらどうしたらいいのか

選考過程はよくお見合いに例えられるように、企業が働く人材を選ぶ場であると同時に、自分たちが働く企業を選ぶ場でもあります。そのため、面接を通して選考は進んだけれども、話を聞いているうちに自分とは合わないと感じたり、他の企業から内定をもらったりと、内定を辞退する機会はあると思います。内定の辞退自体には全く問題はありません。しかし、全く連絡をしなかったり、音信不通になったりすることは最もよくありません。企業はぜひうちの会社で働いてほしいということで内定を出しており、そのために落選してしまった学生もいるのです。選考辞退はよくあることですので、大事なのは誠意ある行動をすることです。そのため、選考辞退を決めたら、なるべく早く人事担当者にメールをするようにしましょう。メールで連絡することにより、データが残りますので後々のトラブルを防ぐことにもなります。今回は内定の辞退に関してですが、逆に内定をもらった企業に就職する場合はお礼メールを送るといいでしょう。

内定のお礼メールの書き方と例はこちらをご参照ください。そのほかにも、面接のお礼メールの書き方と例はこちらをご参照ください。

内定辞退のメールの書き方と例 - ステップ1
2

内定辞退時のメールの書き方のポイント

(件名)内定辞退のお願い【○○大学 山田花子】

(本文)

株式会社○○

人事部 人事担当 ○○○○様

 

先日貴社より内定を頂きました、○○大学○○学部○○学科の山田花子と申します。

大変申し訳ございませんが、○○○○の事情により、

恐縮ではありますが、内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。

内定を頂いた後で、私が御社でどのような仕事に貢献できるかと自分なりに考えた結果、

別の会社様とのご縁を感じ、他の会社に入社することを決めました。

選考に際して、貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、このようなお返事となり大変申し訳ございません。

何卒ご容赦いただきたく、お願い申しあげます。

末筆ながら、貴社のますますのご発展とご多幸をお祈り申し上げます。

 

○○大学○○学部○○学科

山田花子

Mail:○○○○@○○○○.jp phone:○○○-○○○-○○○○ mobile phone:○○○-○○○○-○○○○

3

①メールの件名

メールの件名は必ず入れます。ビジネスにおいては常識です。ただでさえ、人事担当者は数多くの学生とやり取りします。用件は何か、誰からのメールかが分かるように分かりやすい件名をつけるように心がけましょう。

4

②宛先

会社名や役職などは、頂いた名刺や資料を確認し、間違えないようにしましょう。間違えがあると大変失礼です。気をつけましょう。

5

③名乗り

ビジネスマナーの基本です。学部や学科名が長くわずらわしい場合は、大学名と氏名だけでも大丈夫です。より分かりやすいように、ただ名乗るだけではなく、「先日貴社より内定を頂きました」と付け加えるのが良いでしょう。

6

④謝罪

内定辞退に関して、謝罪の言葉を書きましょう。辞退の理由に関しては、長々書いても意味がありませんし、言い訳がましくなりますので、伝えられる範囲内で記載しましょう。企業側は選考に関して時間と労力を使っているのですから、それを辞退する旨をしっかりと謝罪します。相手を気遣う一言を入れることで、印象が変わりますので、ただ謝るだけでなく、今回選考を進めてくれたことに感謝の気持ちも込めて謝罪文を入れましょう。

7

⑤締めの言葉

相手企業の発展をお祈りする文章で締めます。「末筆ながら、貴社のますますのご発展と皆様のご活躍をお祈り申し上げます」など、ビジネスメールでの定型文となりますので、是非活用しましょう。

8

⑥署名

通常自分が使っている署名で構いませんが、例を参考にビジネス用の署名を使ってください。顔文字などが入っているプライベート用の署名は使わないようにご注意ください。

9

いかがでしたでしょうか。内定辞退に関して、慣れていない学生などはとても億劫に感じることがあるかと思いますが、内定辞退というのはよくあることですので、ブラック企業でない限り、きちんと対応してくれるはずです。電話で伝えるというのも誠意が伝わり良いと思いますが、メールですとデータとして残りますので、「言った/言わない」といった後々のトラブルを避けることが出来るというメリットがあります。どうしてもメールではなく自分の口で言いたいという人は、メールと電話両方で伝えるとよいでしょう。1つだけ気を付けてほしいのは、内定が出された時点で、承諾するかどうか返事をする期日が決められているかと思いますので、辞退する場合はその期日までに必ず連絡するようにしましょう。他の会社の選考スケジュールにより、その期日までに返事が出来ない場合は、必ずその旨正直に連絡をし、返事を待ってもらうようお願いしましょう。無連絡で内定を辞退することほど失礼なことはありませんので、社会人としてのマナーを守ってきちんと御断りの連絡をするようにしましょう。

面接の日程通知に対する返信メールの書き方など、その他に面接や内定などのビジネスマナーの記事もチェックして参考にしてみてください。

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